¿Sobrevivirían sus documentos a un desastre? Qué y cómo proteger

Inundaciones, incendios, tormentas históricas: los fenómenos meteorológicos severos van en aumento. ¿Estarían a salvo sus documentos importantes si su casa se viera afectada por una crecida de agua o un incendio forestal?

Sev Tamayo, agente de la Aseguradora Goosehead en Palm Coast, Florida dice: “Desafortunadamente, he tenido clientes que han sido víctimas de incendios, inundaciones y huracanes”. “Algunos de ellos estaban preparados y otros no”.

No esté desprevenido. Esto es lo que debe hacer para proteger sus documentos importantes.

Los objetos más importantes que se deben guardar en un lugar seguro son los que son difíciles de replicar, lo que incluye documentos que verifiquen la identidad, el proceso legal o la propiedad. Si tuviera que llamar a una agencia gubernamental para procesar un reemplazo, probablemente desee guardarlo en algún lugar donde pueda permanecer libre de daños. También debe considerar a qué necesitaría acceder si ocurre un desastre.

Aquí hay algunos elementos a tener en cuenta, de acuerdo con la Agencia Federal para el Manejo de Emergencias (FEMA, por sus siglas en inglés):

• Actas de nacimiento, adopción, defunción, matrimonio y divorcio.

• Pasaportes, tarjetas verdes y tarjetas de Seguro Social.

• Documentos de propiedad relacionados con su casa o propiedades de alquiler, hipoteca o arrendamiento y vehículos.

• Documentos de propiedad de mascotas.

• Documentos de acciones y certificados de bonos.

• Documentos de baja militar.

• Expedientes médicos, información de seguro médico y documentación de discapacidad.

• Documentos de planificación patrimonial (poderes, testamentos, documento de instrucciones anticipadas y contratos de fideicomiso).

• Documentos de seguros de propiedad, incluidos los números de póliza y las páginas de declaraciones.

• Estados financieros (préstamos, tarjetas de crédito, bancos, cuentas de jubilación y cuentas de inversión), así como registros de ingresos (recibos de nómina y beneficios gubernamentales).

• Copias de licencias de conducir y otras identificaciones, tarjetas de seguro médico y tarjetas de crédito.

• Fotografías de los miembros de la familia o reliquias familiares.

(Si desea consultar la lista completa, visite ready.gov.)

A través de un correo electrónico, Pete Duncanson, Alto Director de Capacitación y Desarrollo de ServiceMaster Restore, una compañía de servicios de restauración dijo: “También es una buena idea guardar escaneos de sus documentos cruciales, así como copias de seguridad de todos los archivos de su computadora en un dispositivo de almacenamiento en un otro lugar o en la nube”.

En algunos casos, una copia de un documento será suficiente en caso de emergencia. Esto no significa que no deba conservar el original, pero si lo pierde, quizá pueda arreglárselas con su copia digital.

Puede tomar una fotografía, escanear un documento o crear un PDF de un estado de cuenta en línea y utilizar un servicio en la nube como Google Drive o Dropbox para guardarlo. Si utiliza un disco externo, guárdelo también en un lugar seguro.

Si necesita presentar una reclamación al seguro, su aseguradora necesitará prueba de lo que poseía. Llevar un registro de sus cosas es tedioso, pero probablemente tenga de un teléfono inteligente con cámara.

Tamayo dice: “Empiece por la puerta principal, encienda la cámara de video y haga un recorrido rápido de dos minutos por su casa”. “Guárdalo en la nube”.

Haga esto una vez al año. Permita que la renovación de su seguro sea la señal o configure un recordatorio en el calendario, y actualícelo cuando haya realizado una compra o renovación importante. Dice Tamayo: “Querrá que le acrediten las cosas más nuevas que tenga”.

Guarde los documentos importantes en un contenedor que sea más conveniente para sus riesgos particulares con un ojo puesto en prepararse para lo inesperado. Aquí hay algunas opciones:

• Caja fuerte resistente al fuego: Puede conseguir una caja fuerte resistente al fuego por menos de $50, pero tenga en cuenta que las hay de distintos tamaños y para grados de temperatura. Algunas son resistentes al agua. Algunas son más portátiles que otras. Colocar los objetos en una bolsa con cierre o en un contenedor resistente al agua dentro de una caja fuerte resistente al fuego puede proporcionar una doble protección.

• Caja de seguridad: Una caja de seguridad en un banco puede resistir muchos acontecimientos. Pero no ponga allí nada que pueda necesitar con urgencia, como un pasaporte para un viaje de última hora; ni nada que alguien pudiera necesitar en caso de fallecimiento, como sus documentos patrimoniales. Patrick Simasko, abogado de planificación patrimonial de Simasko Law en Mount Clemens, Michigan dice: “Si un miembro de la familia no está registrado en la caja, esa caja tendrá que pasar por un juicio testamentario completo y eso sólo para sacar las cosas de la caja”.

• Contenedor de plástico: Como mínimo, puede colocar los documentos importantes en un contenedor de plástico hermético en un estante alto. “No lo va a proteger del fuego, pero puede proteger los documentos de los daños causados por el humo y de la rotura de una tubería o de una inundación”, afirma Adam Lyszczarz, gerente del programa de la división de restauración de documentos de la compañía Prism Specialties, en el sureste de Michigan.

• Refrigerador o congelador: Colocar sus documentos en una bolsa de plástico con cierre en el refrigerador o el congelador también puede protegerlos, aunque no es una solución a largo plazo. Lyszczarz dice: “Son herméticos y las bajas temperaturas garantizarán que las cosas no se quemen, pero después de un tiempo podrían empezar a enmohecerse”.